Como escolher o espaço ideal — além da capacidade da sala

"Cabem 500 pessoas?"

É importante. E está longe de ser suficiente. Um espaço pode comportar perfeitamente 500 cadeiras e funcionar muito mal para 500 pessoas.

Analise circulação, não só lotação

Onde acontecem, em planta:

credenciamento, coffee break, exposição, networking, entrada e saída, banheiros, carga e descarga.

Se o coffee break acontece no mesmo corredor da entrada da plenária, você já sabe como será o intervalo. Se a carga e descarga passa pela área nobre, a montagem vai virar assunto.

Observe a infraestrutura técnica

Energia elétrica disponível, internet real (não a prometida), pontos de rigging, altura do pé-direito, isolamento acústico, acesso de equipamento.

Cada um desses itens pode mudar completamente o orçamento depois que o contrato já está assinado. Gerador, link dedicado e estrutura de solo aparecem exatamente quando não há mais espaço para negociar.

Visita técnica não é formalidade

Foto e planta ajudam. Mas só a visita revela o que nenhuma apresentação comercial mostra: barulho da rua, coluna no meio da sala, elevador de serviço lento, pé-direito que impede o telão que você imaginou.

Levamos sempre o fornecedor de audiovisual junto. O custo dessa visita é sempre menor que o custo de descobrir na montagem.

Custo e flexibilidade contratual

Os profissionais do setor seguem pressionados por custo e por cláusulas de flexibilidade na escolha de venues. Vale negociar prazos de cancelamento e reajuste com o mesmo cuidado que se negocia o valor da diária.

O melhor espaço não é o mais bonito. É aquele que permite executar corretamente a experiência que foi planejada.