Come scegliere lo spazio ideale — oltre la capienza della sala

"Ci stanno 500 persone?"

È importante. Ed è lontano dall''essere sufficiente. Uno spazio può contenere perfettamente 500 sedie e funzionare malissimo per 500 persone.

Analizza la circolazione, non solo la capienza

Dove avvengono, in pianta: accrediti, coffee break, area espositiva, networking, entrata e uscita, servizi, carico e scarico.

Se il coffee break si svolge nello stesso corridoio dell''ingresso in plenaria, sai già come andrà l''intervallo.

Osserva l''infrastruttura tecnica

Potenza elettrica disponibile, connessione reale (non quella promessa), punti di rigging, altezza utile, isolamento acustico, accesso per i mezzi.

Ognuna di queste voci può cambiare il budget dopo la firma del contratto.

Il sopralluogo non è una formalità

Foto e planimetrie aiutano. Solo il sopralluogo rivela ciò che nessuna presentazione commerciale mostra: rumore dalla strada, pilastro al centro della sala, montacarichi lento, altezza che impedisce il ledwall previsto.

Portiamo sempre con noi il fornitore audiovisivo.

Costi e flessibilità contrattuale

I professionisti del settore restano sotto pressione su costi e clausole di flessibilità. Vale negoziare termini di cancellazione e adeguamento con la stessa cura riservata alla tariffa.

Il miglior spazio non è il più bello: è quello che permette di realizzare correttamente l''esperienza pianificata.