L'evento inizia molto prima degli accrediti

Per molto tempo organizzare un evento ha significato affittare uno spazio, montare un palco, installare gli impianti, chiamare i fornitori e aprire le porte. Funzionava. Ma quella definizione è invecchiata.

Oggi lavoriamo con un''altra premessa: l''evento inizia molto prima dell''apertura delle porte e può continuare a produrre risultati settimane dopo l''uscita dell''ultimo partecipante.

Il percorso inizia al primo contatto

Invito, sito, modulo di iscrizione, e-mail di conferma, informazioni su accesso e parcheggio, programma, promemoria: tutto questo è già l''evento.

Se qualcuno deve cercare tre volte l''indirizzo, non capisce dove parcheggiare o riceve due versioni diverse dell''orario di apertura, l''evento è già iniziato male prima di iniziare.

La domanda che ci piace porre subito in fase di pianificazione è semplice e scomoda:

Come vogliamo che il partecipante si senta in ogni fase?

Rispondere obbliga a mappare l''intero percorso:

scoperta → interesse → iscrizione → conferma → preparazione → arrivo → accredito → partecipazione → interazione → uscita → relazione post-evento.

Ognuno di questi punti può generare soddisfazione o irritazione. Nessuno è neutro.

L''esperienza accade anche negli intervalli

Un errore classico è concentrare il 90% della pianificazione sul programma ufficiale.

Eppure coffee break, corridoi, aree relax e i momenti tra due sessioni pesano quanto il palco. Le ricerche recenti del settore indicano proprio il valore crescente delle connessioni tra partecipanti e dei formati più pratici, come tavole rotonde e workshop.

Il networking non dovrebbe essere una conseguenza dell''evento. Può essere progettato.

Anche il post-evento è evento

Sondaggio di soddisfazione, attestati, presentazioni condivise, foto, video, contenuti complementari, contatto commerciale al momento giusto: tutto prolunga l''esperienza ed è spesso lì che il ritorno si manifesta davvero.

Quando tutte queste fasi vengono pianificate come un unico percorso, l''evento smette di essere una produzione.

Diventa esperienza. Ed è l''esperienza che le persone ricordano.