Quanto costa davvero un evento?

"Quanto costa realizzare questo evento?"

È la domanda più frequente e la più difficile a cui rispondere bene, perché una risposta seria ne richiede prima altre dieci.

Quante persone? Quale durata? Ci sono sessioni parallele? Ci sarà streaming? Catering? Accrediti? Comunicazione visiva? Trasporti? Ospitalità? Produzione di contenuti?

Il budget non è un elenco di fornitori

Un budget che funziona è organizzato per centri di costo:

• spazio e infrastruttura
• audiovisivo
• scenografia e comunicazione visiva
• catering
• staff operativo
• tecnologia e accrediti
• logistica
• contenuti e relatori
• intrattenimento
• sicurezza
• comunicazione
• contingenza

Ma esiste una fase precedente, più importante del foglio di calcolo: definire che cosa l''evento deve produrre.

Parti dall''obiettivo, non dal numero di persone

Un congresso scientifico, una convention commerciale e un lancio di prodotto possono accogliere esattamente 300 persone e richiedere strutture completamente diverse.

Il numero di partecipanti dimensiona parte dell''operazione. L''obiettivo dimensiona il progetto.

Attenzione all''offerta "più economica"

Confrontare le offerte solo dal totale nasconde differenze che emergono dopo, di solito nel momento peggiore.

Un''offerta può includere montaggio, smontaggio, tecnici, apparecchiature di riserva e logistica. Un''altra solo il noleggio. Il numero più basso non significa costo finale più basso.

Lavora con tre scenari

1. 01Essenziale — senza questo l''evento non funziona.
2. 02Consigliato — la struttura che produce l''esperienza desiderata.
3. 03Espansione — risorse che aumentano impatto, portata o percezione di valore.

Così il budget smette di essere un numero da approvare o tagliare e diventa uno strumento di decisione.